Distinguer les usages avant de choisir une durée
Une candidature active sert à examiner une personne pour un poste. Un vivier sert à envisager de futures opportunités. Une archive intermédiaire peut répondre à un besoin probatoire identifié. Ces situations ne doivent pas être fusionnées dans une catégorie « anciens CV » accessible à tous.
Les articles 5 et 6 du RGPD imposent notamment une finalité déterminée, une base légale et une conservation limitée au nécessaire. Le choix dépend de votre traitement. Le consentement n’est pas automatiquement la seule base possible pour toute opération de recrutement.
Préparez une ligne par usage dans votre politique : objectif, données nécessaires, base légale, durée ou critères de durée, accès et traitement en fin de période. Cette séparation permet d’expliquer vos choix et d’éviter une conservation indéfinie par défaut.
Comprendre le repère de deux ans
Pour un vivier de candidats non retenus destiné à de nouvelles opportunités, la CNIL recommande une durée raisonnable qui ne dépasse en principe pas deux ans après le dernier contact. Ce repère n’est ni une obligation de conserver chaque CV deux ans ni une durée universelle couvrant tous les usages. La fiche 9 de son guide distingue plusieurs situations.
Votre politique doit donc expliquer à quel usage se rapporte la durée retenue. Un recruteur doit pouvoir savoir si un dossier reste utilisé pour un poste, pour une future recherche ou pour un besoin d’archive limité. Une seule date sans contexte rend cette distinction difficile.
Définir des règles compréhensibles pour l’équipe
Décidez quels événements déclenchent vos revues : fin d’un recrutement, retrait d’une personne, expiration d’une période ou changement de finalité. Précisez qui examine les exceptions et où elles sont documentées. Le système doit aider à appliquer la règle, pas devenir le seul endroit où quelqu’un croit qu’elle existe.
Un envoi automatique resté sans réponse ne doit pas être traité, par commodité, comme une preuve certaine que la personne souhaite poursuivre la relation. Définissez ce qui constitue un contact pertinent dans votre organisation et confrontez cette définition au cadre applicable.
La migration vers un nouvel outil ne constitue pas un nouvel échange avec le candidat. Conservez les informations nécessaires sur l’origine et les dates, au lieu de repartir de la date d’import.
| Usage | À documenter | En fin de période |
|---|---|---|
| Recrutement actif | Poste, base légale, information et personnes habilitées. | Clôturer puis traiter chaque usage restant séparément. |
| Vivier | Finalité, autorisation ou cadre retenu, durée et modalités de retrait. | Supprimer ou renouveler dans les conditions applicables. |
| Archive justifiée | Motif, données strictement nécessaires, durée et accès restreint. | Supprimer à l’expiration du besoin documenté. |
| Copies de travail | Pourquoi la copie existe, qui l’utilise et combien de temps. | Éliminer les doublons devenus inutiles. |
Informer la personne au bon moment
Les articles 13 et 14 du RGPD encadrent l’information selon que les données sont obtenues auprès de la personne ou par un autre moyen. La durée de conservation ou les critères permettant de la déterminer font partie des informations à examiner, ainsi que les finalités, destinataires et droits.
Rendez cette information accessible dans le parcours de candidature. Une notice ne doit pas rester cachée dans un fichier que personne ne sait retrouver. Pour une réutilisation distincte, vérifiez si l’information et le cadre initial couvrent réellement ce que vous envisagez.
Gardez une trace de la version présentée lorsque cela est nécessaire à votre dispositif. Cela aide à comprendre ce qui avait été annoncé au moment de la candidature, surtout si votre politique évolue ensuite.
Séparer le vivier facultatif dans aiKip
aiKip prévoit un consentement séparé pour le vivier facultatif. Une personne peut donc candidater à un poste sans que ce choix soit assimilé à un accord général pour toutes les opportunités futures. Cette séparation doit rester visible dans votre utilisation du produit.
La CVthèque ne doit pas devenir un endroit où l’on contourne la clôture d’une candidature. Avant de recontacter une personne, vérifiez l’usage autorisé, l’actualité des informations et les conditions de conservation. Pour un cabinet, ajoutez le contexte de la mission et du partage envisagé.
Le partage d’une présentation avec un client suit aussi son propre parcours dans aiKip. La présence d’un profil dans le vivier ne signifie pas que chaque client peut consulter l’ensemble de ses informations.
Gérer les demandes et les exceptions avec méthode
Une demande d’accès, de rectification ou d’effacement doit être orientée vers la bonne personne. Les droits et leurs conditions sont définis par le RGPD ; l’effacement comporte notamment des exceptions prévues par le texte. Il faut examiner la situation plutôt que promettre systématiquement une suppression totale immédiate ou refuser toute demande par principe.
Identifiez les données concernées, le traitement applicable et les copies pertinentes. Évitez de demander plus d’informations d’identité que nécessaire pour traiter la demande. Consignez la réponse et les actions selon votre procédure.
Si un besoin de conservation justifié subsiste, distinguez-le de l’usage quotidien de recrutement. Une archive à accès restreint ne doit pas redevenir un vivier actif simplement parce que les données sont encore présentes.
Vérifier la suppression et les copies
Une politique de durée reste incomplète si les CV continuent de circuler dans des exports, des pièces jointes ou des dossiers personnels. Cartographiez les copies habituelles et réduisez celles qui ne sont pas nécessaires. Demandez aussi comment les sauvegardes et les journaux sont traités dans le service utilisé.
Distinguez suppression, anonymisation et pseudonymisation. Remplacer un nom par un identifiant ne rend pas forcément les données anonymes si la personne peut encore être retrouvée. La qualification doit correspondre au résultat réel, pas au nom donné à une opération.
aiKip documente des mécanismes de conservation et d’anonymisation, notamment un horizon de 24 mois dans son fonctionnement. Ce paramètre produit ne remplace pas l’analyse de votre propre politique ni le traitement des copies que votre équipe crée en dehors du logiciel.
Mettre la politique en pratique
Commencez par un inventaire limité aux recrutements que votre équipe utilise réellement. Identifiez les dossiers sans contexte, les accès trop larges et les règles non écrites. Priorisez ensuite les corrections et attribuez un responsable à chaque action.
Prévoyez une revue régulière des exceptions et des changements d’usage. Une nouvelle source de candidatures, un nouveau client ou une migration peut nécessiter de revoir le dispositif. Gardez les documents simples à retrouver et cohérents avec ce que l’équipe fait effectivement.
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Recenser
Distinguer les usages et retrouver l’origine des dossiers.
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Définir
Documenter les durées, accès et conditions de fin.
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Appliquer
Organiser l’information, les demandes et le traitement des copies.
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Contrôler
Vérifier les exceptions et la cohérence avec les usages réels.
Questions fréquentes
Doit-on conserver tous les CV pendant la même durée ?
Non. La durée dépend de la finalité et du cadre de traitement. Recrutement actif, vivier et archive justifiée doivent être examinés séparément.
Le consentement est-il toujours obligatoire pour recruter ?
Le RGPD prévoit plusieurs bases légales selon les traitements. Dans aiKip, le vivier facultatif utilise un consentement séparé ; ne confondez pas ce choix avec la base de toute candidature.
Un import dans un nouvel ATS redémarre-t-il la durée ?
Non. Une opération technique de migration ne renouvelle pas à elle seule le cadre de conservation ou l’accord d’une personne.