Politique de confidentialité

Version 1.6 — dernière mise à jour : 15 septembre 2026

1. Qui est responsable ?

Pour les données visiteurs, prospects, comptes recruteurs et facturation, le responsable est Axel Gilbert, entrepreneur individuel, SIREN 923 027 155, 5 rue Valentina Terechkova, 31400 Toulouse (voir mentions légales), joignable à aikip.fr/contact. Pour les données candidats gérées dans l’espace d’un client, l’entreprise cliente est responsable de traitement et aiKip agit comme sous-traitant selon le contrat de sous-traitance public.

2. Données et finalités

• Visiteurs et prospects : coordonnées professionnelles, entreprise, fonction, messages de contact, échanges commerciaux et données limitées de mesure d’audience interne, afin de répondre, suivre la relation commerciale et améliorer les pages publiques.
• Utilisateurs recruteurs : identité, email professionnel, photo de profil, langue, événements d’authentification, adresse IP, pays de connexion approximatif, informations du navigateur, sessions, journaux de sécurité et messages de support, afin de fournir et sécuriser les comptes.
• Entreprises clientes : identité, marque, contenus de page carrière, informations légales et de facturation, plan, identifiants du prestataire de paiement et factures, afin d’exécuter et administrer l’abonnement.
• Candidats : coordonnées, CV PDF ou DOCX, lettre, réponses de présélection, messages, historique, propositions et évaluations d’entretien, notes recruteur, parcours extrait et scores/explications assistés par IA, afin de gérer le recrutement pour le client.

Les champs obligatoires et optionnels sont signalés dans chaque formulaire. aiKip ne demande pas de données sensibles ; les candidats ne doivent pas transmettre d’informations sans lien avec leurs aptitudes professionnelles.

3. Bases légales

• Compte recruteur et abonnement : exécution du contrat et mesures précontractuelles.
• Sécurité, prévention de la fraude et support : intérêts légitimes.
• Demandes de contact : mesures précontractuelles pour une demande d’offre ; intérêts légitimes pour les autres demandes et le suivi proportionné de la relation commerciale. Vous pouvez vous opposer au suivi commercial via le formulaire de contact.
• Factures et archive comptable : obligation légale.
• Mesure d’audience facultative sur les pages publiques, dans l’application et les espaces candidats : consentement préalable, retirable depuis les préférences d’audience ou le contrôle ci-dessous.
• Réception et classement de la candidature : mesures précontractuelles demandées par le candidat ; le client détermine et documente la base adaptée aux évaluations ultérieures, dont l’analyse assistée par IA.
• Vivier de futures opportunités : consentement séparé, facultatif et révocable du candidat lorsqu’il le sélectionne.

L’envoi d’une candidature ne transforme pas une case obligatoire en consentement. La version et l’heure de l’information affichée sont enregistrées comme preuve.

4. Destinataires, sous-traitants et localisation

L’accès est limité aux membres autorisés du client concerné et au personnel aiKip autorisé lorsque le support ou la sécurité l’exigent. aiKip s’appuie sur Scaleway SAS (France : application, base, stockage objet et Generative APIs pour l’analyse de CV) et Mollie B.V. (Pays-Bas : paiements et identifiants de facturation). Les données du service sont traitées dans l’Union européenne. La liste contractuelle et sa procédure d’évolution figurent dans le DPA.

5. Conservation

• Demandes de contact public et réponses associées : au plus 12 mois après résolution. Les demandes ouvertes sont revues chaque mois et clôturées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires.
• Données CRM des prospects : au plus 3 ans après la collecte ou le dernier contact émanant du prospect. Les notes internes et nos relances ne prolongent pas ce délai. Les dossiers de relation client sont conservés pendant la relation, puis revus et supprimés dans les 3 ans suivant sa fin ou le dernier contact entrant. Ces données font l’objet d’une revue manuelle mensuelle ; leur suppression n’est pas automatisée.
• Seules les preuves nécessaires à un litige identifié ou à une obligation légale peuvent être conservées séparément pendant la durée applicable. Les échanges courants ne constituent pas des archives comptables.
• Données recruteur et données opérationnelles de l’entreprise : durée du contrat, puis 30 jours en lecture/export, puis suppression.
• Données candidats : jusqu’à la suppression configurée ou demandée par le client et, par défaut, au plus 24 mois après la dernière interaction documentée, puis anonymisation complète.
• Factures et leur copie comptable : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice, dans une archive légale isolée.
• Preuve minimale d’acceptation contractuelle (entreprise, courriel de l’utilisateur, version du document et horodatage) : 5 ans après la suppression du compte, dans une archive légale isolée.
• Événements de sécurité d’authentification (adresse IP, pays approximatif et navigateur) : 90 jours. Autres journaux techniques et de sécurité : jusqu’à 12 mois, sauf besoin de preuve lié à un incident.
• Mesure d’audience : événements et sessions pseudonymes conservés au maximum 395 jours. Consentement ou refus de la mesure d’audience : 6 mois.
• Sessions expirées, liens de réinitialisation/vérification et compteurs anti-abus : suppression automatique après leur durée utile.

6. Vos droits

Selon la base légale, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation, la portabilité ou vous opposer au traitement, et retirer votre consentement à tout moment sans affecter les traitements antérieurs. Les candidats peuvent utiliser leur espace de suivi sécurisé ou contacter l’entreprise qui recrute ; aiKip assiste cette entreprise. Vous pouvez aussi écrire à aikip.fr/contact. Une réponse est normalement apportée sous un mois. Vous pouvez saisir la CNIL.

7. Analyse assistée par IA

aiKip fournit une aide à la décision et ne prend aucune décision d’embauche. Les recruteurs autorisés doivent examiner la candidature et peuvent écarter le score. Critères, limites, droits et contrôle humain sont détaillés sur la page Transparence IA.

8. Cookies et mesure d’audience

La mesure facultative sur les pages publiques, dans l’application et les espaces candidats repose sur le consentement préalable, retirable depuis les préférences d’audience ou le contrôle ci-dessous.

aiKip utilise des cookies nécessaires à l’authentification et aux préférences d’interface demandées. La mesure d’audience interne facultative sur les pages publiques, dans l’application recruteur et les espaces candidats nécessite ton consentement préalable, sans effet sur l’accès ou le recrutement. Aucun cookie d’audience n’est déposé et aucun événement d’audience n’est envoyé avant acceptation. Elle enregistre des sessions pseudonymes de 30 minutes maximum et des catégories de pages, sans identifiants de compte, contenu candidat ni paramètres d’URL privée. Les trois audiences ont des identifiants de session séparés. Ces données restent en France et ne sont pas reliées aux comptes recruteurs ni aux dossiers candidats. L’attribution individuelle des parcours jobboards est suspendue jusqu’à la mise en place d’un consentement dédié ; les liens signés vers les offres restent utilisables. Les anciens identifiants d’attribution ne sont pas réutilisés. Le contrôle ci-dessous désactive la mesure d’audience et supprime les identifiants actuels du navigateur ainsi que les sessions associées ; la réactiver autorise aussi la mesure facultative. Le choix s’applique à ce navigateur et à ce domaine, et peut aussi être modifié dans les préférences d’audience. Le consentement ou le refus de la mesure facultative est mémorisé 6 mois. Les sessions et événements sont conservés au maximum 395 jours. Aucun cookie publicitaire ni outil d’analytics tiers n’est utilisé.

9. Sécurité et modifications

aiKip applique contrôle d’accès, isolation des clients, transport chiffré, hachage des mots de passe, liens documentaires courts, sauvegardes et procédures d’incident. Les modifications substantielles sont datées et, lorsqu’elles affectent un contrat existant, notifiées selon les CGV.