Comprendre ce qui distingue le besoin d’un cabinet
Dans une entreprise, le recrutement concerne généralement ses propres postes. Un cabinet travaille pour plusieurs clients, parfois sur des missions confidentielles. Il doit savoir quel besoin appartient à quelle entreprise, qui décide côté client et quelles informations peuvent être transmises.
Pour un indépendant, l’absence de collègues ne supprime pas la complexité. Plusieurs clients peuvent demander un retour le même jour et un candidat peut être pertinent pour deux missions. Le logiciel doit aider à retrouver le contexte sans obliger à mémoriser chaque échange.
La première question à poser à un ATS est donc celle du modèle de travail : permet-il de relier client, mission, candidature et présentation ? Une simple étiquette portant le nom du client ne suffit pas toujours à organiser ces relations.
Séparer le profil candidat de ses candidatures
Le profil représente la personne et les informations que vous pouvez conserver selon le cadre défini. La candidature décrit son suivi sur un besoin précis. Mélanger les deux peut conduire à perdre la différence entre un refus sur une mission et l’intérêt pour une autre.
Exemple fictif : Camille est suivie pour une mission commerciale chez un client et une mission de relation client chez un autre. Les entretiens, les retours et la décision ne sont pas identiques. Un commentaire sur une mission ne doit pas être interprété automatiquement comme une conclusion générale sur son profil.
Dans aiKip, chaque candidature conserve son pipeline et ses échanges. Cette séparation permet d’examiner le contexte du poste avant de présenter un dossier ou de décider de la suite.
Organiser les clients et les missions
Commencez par une fiche client avec les contacts utiles, puis rattachez le besoin à une mission. Précisez qui valide les candidatures, qui mène les entretiens et à qui transmettre les questions. Un interlocuteur commercial et un manager opérationnel peuvent avoir des rôles différents.
Définissez aussi la visibilité de la mission. Une recherche confidentielle ne doit pas devenir publique par défaut. Le périmètre agences d’aiKip distingue notamment les missions publiques et privées ; une mission privée reste hors du site carrière.
Conservez un besoin à jour. Si le client modifie le niveau attendu ou les conditions, relisez les candidatures déjà engagées avec ce nouveau contexte. Les critères ne doivent pas changer discrètement pendant que les candidats reçoivent encore l’ancienne description.
| Objet | Rôle dans le suivi |
|---|---|
| Client | Entreprise bénéficiaire et interlocuteurs. |
| Mission | Besoin, conditions et visibilité du recrutement. |
| Profil | Informations de la personne dans le cadre autorisé. |
| Candidature | Parcours de cette personne sur cette mission. |
| Présentation | Version précise des informations partagées au client. |
| Placement | Résultat relié à la mission et suivi commercial associé. |
Préparer un dossier de présentation maîtrisé
Une présentation doit apporter les éléments utiles au client sans ouvrir l’ensemble de votre espace de travail. Les notes internes, les autres missions et les documents qui ne font pas partie du dossier partagé doivent rester séparés. Évitez de transmettre systématiquement tout ce que vous possédez sur une personne.
Dans aiKip, la présentation est une version figée que le candidat valide avant le partage. Si vous préparez une nouvelle version, celle-ci suit sa propre validation. Cette distinction évite qu’une approbation ancienne soit interprétée comme l’accord pour un contenu modifié.
Le processus de validation prévu par le produit ne dispense pas d’examiner les rôles et les bases légales de votre activité. Le RGPD impose de déterminer qui est responsable de quels traitements et quelles informations sont fournies aux personnes. Un cabinet n’est pas automatiquement un simple sous-traitant dans toutes les situations.
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Préparer
Sélectionner les informations pertinentes pour la mission.
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Faire valider
Présenter au candidat la version qui sera partagée.
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Partager
Donner au client accès au dossier autorisé.
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Recueillir
Relier le retour client à la présentation concernée.
Limiter le portail client au bon périmètre
Un client a besoin de consulter les profils qui lui sont présentés et de donner un retour. Cela ne signifie pas qu’il doit parcourir le vivier, lire les notes internes ou voir les candidats suivis pour une autre entreprise. Les limites du portail doivent être vérifiées depuis le point de vue d’un invité client.
Dans aiKip, les invités accèdent aux dossiers autorisés et partagés avec eux. Leurs retours restent reliés aux présentations. Les accès peuvent être retirés. Ce fonctionnement aide le cabinet à éviter des pièces jointes qui circulent sans contexte ni visibilité sur leur usage.
Avant un premier partage réel, testez le parcours avec les données fictives de la démonstration cabinet. Vérifiez ce qu’un client peut lire et ce qui reste dans l’espace interne.
Utiliser un vivier avec des règles explicites
Un vivier utile ne se mesure pas uniquement au nombre de CV stockés. Il faut pouvoir comprendre l’origine des informations, leur actualité et le cadre dans lequel une personne peut être recontactée. Une grande base sans contexte peut demander plus de travail qu’elle n’en économise.
Préparez des règles de mise à jour et de conservation. La réutilisation pour une nouvelle mission doit être examinée selon les informations données, les autorisations applicables et les conditions du traitement. Dans aiKip, le vivier facultatif repose sur un consentement séparé ; ce choix du produit doit être respecté.
Ne confondez pas présence dans le vivier et disponibilité actuelle. Un candidat peut avoir changé de poste ou ne plus souhaiter être sollicité. Un échange pertinent commence par vérifier la situation, pas par supposer qu’un ancien CV exprime toujours le même projet.
Suivre les placements et les honoraires sans confondre les outils
Une vue commerciale doit distinguer un placement réalisé, des honoraires attendus, une échéance et un montant reçu. Ces éléments aident à piloter l’activité mais ne sont pas tous des pièces comptables. Définissez ce qui fait foi pour la facturation et le rapprochement financier dans votre organisation.
Le périmètre agences d’aiKip prévoit le suivi opérationnel des placements et des honoraires. Il ne produit pas de facture comptable et ne gère ni paie ni contrats d’intérim. Si ces fonctions sont indispensables à votre activité, elles doivent être couvertes par un dispositif adapté.
Pour comparer les offres, examinez le nombre d’utilisateurs internes, les missions et les candidats actifs inclus, ainsi que l’accès des clients invités. Les formules Indépendant et Agence répondent à des capacités différentes ; consultez les tarifs et les conditions du pilote avant de choisir.
Un scénario d’essai complet
Créez un client fictif, une mission et quelques profils de démonstration. Préparez une présentation, suivez sa validation puis examinez le retour client. Terminez par la manière dont le résultat et les honoraires sont suivis. Ce parcours vous permettra de voir si l’information reste liée du début à la fin.
Évaluez surtout les moments où vous passez habituellement d’un outil à un autre : préparation du dossier, retour du client et suivi commercial. Le bon ATS doit rendre ces passages plus compréhensibles, tout en maintenant les limites d’accès nécessaires à votre activité.
Questions fréquentes
Un indépendant a-t-il besoin d’un outil pour cabinet ?
Il peut en bénéficier dès qu’il suit plusieurs clients et missions. Le besoin dépend du contexte à gérer, pas uniquement du nombre de collaborateurs.
Le client voit-il tous les candidats ?
Dans aiKip, le portail client est limité aux dossiers autorisés et partagés avec lui. Les notes internes et le reste du vivier ne lui sont pas ouverts.
aiKip gère-t-il les contrats et la paie d’intérim ?
Non. Le périmètre décrit concerne le recrutement, les présentations, les retours clients et le suivi opérationnel des honoraires. Il ne remplace pas un outil de paie, de contrats d’intérim ou de facturation comptable.