Vérifier le besoin avant de lancer le recrutement
Avant de chercher un profil, écrivez ce que la personne fera concrètement pendant ses trois premiers mois. Une liste de tâches réelles évite de rédiger une annonce trop large et aide à choisir entre un CDI, un CDD, un temps partiel ou une autre forme de collaboration, avec l’aide de votre expert-comptable ou d’un conseil.
Estimez ensuite le coût complet du poste : salaire brut, cotisations patronales, équipement, temps que vous consacrerez à l’accueil. Pour le recrutement lui-même, distinguez les dépenses facturées du temps que vous passerez à trier et à recevoir des candidats. Notre guide sur le coût d’un recrutement détaille cette méthode avec un exemple chiffré.
Enfin, prévoyez une date d’arrivée réaliste. Entre la publication de l’offre, les entretiens, un éventuel préavis du candidat et les formalités, plusieurs semaines s’écoulent souvent. Une échéance trop serrée pousse à recruter le premier profil disponible plutôt que le bon.
Rédiger l’offre et choisir où la diffuser
Une offre claire présente la mission, les compétences attendues, les conditions de travail et le processus de sélection. Pour un premier salarié, ajoutez ce qui rendra le poste attractif face à une plus grande structure : autonomie, proximité avec le dirigeant, impact visible du travail. Évitez les formulations qui pourraient écarter des candidats pour des motifs sans lien avec le poste.
Côté diffusion, combinez un canal que vous maîtrisez, comme une page carrière sur votre site, et les canaux où vos candidats cherchent déjà : France Travail, réseaux professionnels, écoles ou réseau personnel. Une page carrière correctement balisée peut aussi être prise en compte par Google pour l’emploi, sans garantie d’indexation.
Trier les candidatures et mener des entretiens comparables
Avant de lire les premiers CV, fixez trois à cinq critères liés au poste. Ils vous serviront à trier rapidement et à expliquer vos choix. Ne collectez que les informations utiles au recrutement et indiquez aux candidats comment leurs données seront utilisées et combien de temps elles seront conservées.
En entretien, posez les mêmes questions principales à chaque candidat et prenez des notes structurées juste après l’échange. Pour un premier recrutement, impliquer une seconde personne de confiance, même ponctuellement, limite le risque de décider sur une seule impression. Répondez aussi aux candidats non retenus : c’est l’image de votre entreprise qui est en jeu.
Gardez une trace de chaque étape : date de réception, réponse envoyée, notes d’entretien. Un simple tableau peut suffire au début ; au-delà de quelques dizaines de candidatures, il devient difficile de savoir qui attend encore une réponse et pourquoi un profil a été écarté.
Les formalités à réaliser avant le premier jour
Une fois la proposition acceptée, plusieurs démarches doivent être faites avant l’arrivée. Leur ordre compte : la DPAE, en particulier, ne se régularise pas après coup sans risque. Si vous ne gérez pas encore la paie, votre expert-comptable ou un dispositif comme le titre emploi service entreprise (TESE) peut prendre en charge une partie des déclarations.
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Déclarer l’embauche
Effectuez la DPAE auprès de l’Urssaf (ou de la MSA) avant la prise de poste, par voie électronique. Conservez l’accusé de réception.
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Formaliser le contrat
Un écrit est obligatoire notamment pour un CDD ou un temps partiel. Pour un CDI à temps plein, un contrat écrit reste fortement recommandé.
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Tenir le registre du personnel
Inscrivez le salarié au registre unique du personnel dès son entrée, sur papier ou en version numérique offrant des garanties équivalentes.
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Organiser la protection sociale
Affiliez l’entreprise à la caisse de retraite complémentaire compétente et vérifiez avec votre conseil la complémentaire santé et la prévoyance applicables.
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Vérifier l’autorisation de travail
Pour un salarié étranger hors Espace économique européen, faites vérifier son autorisation de travail auprès de la préfecture avant l’embauche.
Le premier mois : informations, santé et sécurité
Certaines obligations s’appliquent après l’arrivée. Depuis le 1er novembre 2023, l’employeur doit remettre au salarié des informations écrites sur la relation de travail, en deux temps, si elles ne figurent pas déjà dans le contrat ou un autre document remis. Des modèles officiels existent pour vous aider.
Le salarié doit également bénéficier d’une visite d’information et de prévention auprès d’un professionnel de santé au travail, dans un délai de trois mois après sa prise de poste. Adhérez donc à un service de prévention et de santé au travail dès la première embauche. Enfin, l’évaluation des risques doit être formalisée dans le document unique d’évaluation des risques professionnels.
Au-delà des obligations, préparez l’arrivée elle-même : poste de travail et accès prêts le premier jour, une liste des tâches de la première semaine et un point régulier pendant le premier mois. Pour un premier salarié, vous êtes à la fois manager, interlocuteur RH et collègue ; fixer ces rendez-vous à l’avance évite qu’ils disparaissent derrière l’activité quotidienne. Si une période d’essai est prévue au contrat, ces échanges vous aideront aussi à faire un point objectif avant son terme.
| Échéance | Obligation | À préparer |
|---|---|---|
| Sous 7 jours | Premières informations écrites | Identité des parties, lieu, poste, rémunération, durée du travail |
| Sous 1 mois | Informations complémentaires | Congés, formation, convention collective, protection sociale |
| Sous 3 mois | Visite d’information et de prévention | Adhésion au service de santé au travail |
Ce qu’un logiciel de recrutement peut prendre en charge
Pour un premier salarié, un ATS n’est pas indispensable, mais il évite de perdre des candidatures dans une boîte mail. aiKip regroupe l’offre, la page carrière, les candidatures, les entretiens et les messages aux candidats dans un même espace, avec une analyse IA indicative : la décision reste la vôtre.
aiKip ne réalise pas la DPAE, la paie ni les déclarations sociales. Ces démarches restent à faire auprès des organismes concernés ou avec votre expert-comptable. Le logiciel couvre la partie recrutement, jusqu’à la proposition acceptée.
Questions fréquentes
Quand faire la DPAE pour un premier salarié ?
Avant la prise de poste, par voie électronique sur le site de l’Urssaf ou de la MSA. Le formulaire papier n’est possible qu’à titre exceptionnel, envoyé au plus tard le dernier jour ouvrable avant l’embauche.
Un contrat écrit est-il obligatoire pour un CDI ?
Pour un CDI à temps plein, l’écrit n’est pas toujours imposé par la loi, mais il est fortement recommandé, et certaines conventions collectives l’exigent. Il est obligatoire pour un CDD et pour un temps partiel.
Dans quel délai organiser la visite médicale ?
La visite d’information et de prévention doit avoir lieu dans les trois mois suivant la prise de poste, sauf cas particuliers prévus par le Code du travail, par exemple pour certains postes à risques.
aiKip fait-il les formalités d’embauche ?
Non. aiKip gère le recrutement : offre, candidatures, entretiens et échanges avec les candidats. La DPAE, la paie et les déclarations sociales se font auprès des organismes ou avec votre expert-comptable.