Coût d’un recrutement : calcul complet et exemple pour une PME

Définir ce que vous souhaitez mesurer

La question « combien coûte un recrutement ? » peut désigner le budget d’un poste, la dépense moyenne par embauche sur une période ou le coût global d’un remplacement. Ces mesures ne sont pas interchangeables. Avant de remplir un tableau, écrivez la décision attendue : préparer le budget du trimestre, comparer deux modes de sourcing ou comprendre une hausse de dépenses.

Le principe du coût par embauche consiste à rapporter les coûts internes et externes de recrutement au nombre d’embauches. Le glossaire de la SHRM décrit cette famille de calculs. Nous l’utilisons comme repère méthodologique, sans reprendre ses moyennes américaines comme référence pour une PME française.

Dans ce guide, le suivi de période compte les personnes ayant effectivement commencé leur contrat pendant le trimestre. Les dépenses et le temps de recrutement sont ceux de ce trimestre, y compris les recherches sans embauche. Ce choix est une convention de pilotage : une proposition acceptée avec une arrivée future reste dans une colonne séparée.

• SHRM · Talent Access Report (2022), glossary: cost-per-hire (nouvel onglet)

Séparer factures, temps interne et coûts de vacance

Les dépenses externes comprennent, selon votre organisation, la diffusion payante, les prestations de cabinet, les évaluations facturées et la part des outils affectée au recrutement. Reprenez les montants sur une base cohérente et documentez le traitement de la TVA avec votre comptabilité. Notre exemple suppose des montants hors taxes et une TVA récupérable.

Le temps interne se calcule en heures-personnes. Un entretien d’une heure avec deux managers représente deux heures de travail, même si une seule heure s’écoule. Incluez la préparation, le tri, la coordination, les échanges candidats et les débriefs. Utilisez un coût horaire chargé validé par votre équipe finance ; ne le confondez pas avec le salaire net.

Conservez les coûts de poste vacant, d’intégration et de formation dans des suivis séparés. Ils peuvent compter dans une décision de remplacement, mais les ajouter silencieusement rend le coût par embauche incomparable. Une estimation de chiffre d’affaires non réalisé ne constitue pas automatiquement une perte de marge.

Cas pratique : quatre embauches sur un trimestre

Imaginons une PME qui suit cinq ouvertures de poste au cours d’un trimestre. Quatre personnes prennent leur poste pendant la période ; la cinquième recherche reste ouverte. Toutes les dépenses et heures ci-dessous appartiennent à ce trimestre. Il n’y a ni prestation de cabinet ni prime de cooptation dans cet exemple : leur absence doit rester visible, car elle limite la comparaison avec d’autres organisations.

Le recrutement a mobilisé 120 heures de travail RH à 35 € et 60 heures de managers à 50 €. Le coût interne est donc de 4 200 € + 3 000 € = 7 200 €. Les annonces, les outils et les évaluations totalisent 2 400 €. Le coût suivi atteint 9 600 €, soit 2 400 € par embauche. Les seules dépenses externes représentent 600 € par embauche.

Les coûts horaires, volumes et prix sont des hypothèses pédagogiques choisies pour rendre le calcul lisible. Ils ne décrivent ni les tarifs d’aiKip, ni une moyenne française, ni les résultats d’un client.

Attribuer les outils partagés sans les compter deux fois

Un abonnement annuel ne doit pas être imputé intégralement à chaque poste. Dans l’exemple, 2 400 € par an affectés au recrutement deviennent 600 € par trimestre. Cette répartition sert au pilotage ; elle ne décrit pas la date du paiement. Gardez les décaissements dans un autre suivi si vous préparez la trésorerie.

Pour un logiciel utilisé aussi pour d’autres activités, choisissez une clé justifiable : temps d’utilisation, utilisateurs concernés ou répartition validée avec la finance. Conservez la même règle pendant la comparaison. Si vous répartissez ensuite ces 600 € entre quatre recrutements, les quatre quotes-parts doivent totaliser 600 €, jamais 2 400 €.

Évitez également de compter deux fois le travail RH : une allocation de salaire qui couvre déjà les heures de recrutement ne s’ajoute pas à une seconde valorisation des mêmes heures. Chaque ligne doit avoir un justificatif, un responsable et une règle d’affectation.

• Comparer le coût complet d’un ATS

Une embauche reportée peut faire monter le ratio sans nouvelle dépense

Supposons maintenant que l’une des quatre arrivées soit reportée au trimestre suivant. À coûts inchangés, le dénominateur passe à trois et le ratio devient 9 600 € ÷ 3 = 3 200 €. La hausse est de 800 €, soit environ 33 %, alors que le total des ressources mobilisées n’a pas augmenté. Le calendrier suffit à expliquer le mouvement.

Ce suivi de période convient à une lecture budgétaire, mais mélange parfois les coûts d’une recherche avec une embauche sur une période différente. Une seconde vue par cohorte de postes suit toutes les dépenses de chaque ouverture jusqu’à sa clôture. Elle répond à une autre question : combien a coûté ce groupe de recrutements au terme de son parcours ?

La figure conserve volontairement le même total pour isoler l’effet du dénominateur. Elle ne prédit pas que cinq ou six embauches coûteraient réellement autant que quatre. Plus de recrutements peuvent exiger davantage de temps, d’annonces ou de prestations.

• Définir les cohortes et les indicateurs de recrutement

Tester un gain de temps sans inventer un retour sur investissement

Une amélioration de coordination pourrait libérer 20 heures RH par trimestre. Avec notre hypothèse de 35 € par heure, cela représente 700 € de capacité de travail. Si sa mise en œuvre ajoute 300 € de dépenses et 4 heures de préparation à 35 €, le premier trimestre présente un solde de ressources valorisées de 260 € : 700 − 300 − 140.

Ce solde dépend de trois hypothèses à vérifier : les 20 heures sont effectivement libérées, les nouvelles dépenses restent à 300 € et la préparation ne dépasse pas quatre heures. Il ne constitue ni un gain de trésorerie ni une promesse de performance d’un logiciel. Si les salaires restent identiques, les heures libérées permettent surtout de consacrer du temps à une autre activité.

Mesurez avant et après sur des tâches comparables : prise de rendez-vous, recherche d’informations ou saisie répétée. Notez aussi la qualité des échanges et le travail déplacé vers les managers. Un gain apparent côté RH peut cacher une charge supplémentaire ailleurs.

Construire un tableau de suivi utilisable chaque mois

Créez une ligne par dépense ou bloc de temps, puis un tableau séparé pour les ouvertures et les arrivées. Les champs minimaux sont la période, la référence du poste, la catégorie de coût, le montant ou les heures, la règle d’affectation et le justificatif. Un identifiant de poste suffit généralement au calcul : les CV et les commentaires d’entretien n’ont pas leur place dans ce tableau budgétaire.

À la clôture, rapprochez les factures, les heures et les dates d’arrivée. Distinguez les coûts constatés des engagements futurs. Si personne n’a été embauché, affichez le total engagé et « non calculable » pour le coût par embauche ; zéro donnerait l’impression trompeuse d’un recrutement gratuit.

Présentez le nombre de postes encore ouverts à côté du ratio. Pour une petite PME, une lecture trimestrielle ou sur douze mois glissants peut rendre les effets de calendrier plus lisibles, à condition de conserver la même méthode et d’expliquer tout changement de périmètre.

1. 01

   Collecter

   Rassembler factures, heures-personnes et arrivées du périmètre.

2. 02

   Réconcilier

   Contrôler les allocations et supprimer les doubles comptes.

3. 03

   Expliquer

   Afficher total, embauches, recherches ouvertes et principales hypothèses.

4. 04

   Décider

   Choisir une action mesurable et une date de réexamen.

Réduire les frictions sans dégrader l’évaluation

Commencez par les tâches qui ne produisent pas d’information utile : double saisie, validations sans responsable ou entretiens successifs qui répètent les mêmes questions. Une grille préparée en amont aide à préciser ce que chaque échange doit apporter. Réduire le nombre d’étapes n’a de sens que si les éléments nécessaires à la décision restent disponibles.

Pour comparer les canaux, regardez ensemble le coût, le nombre de candidatures pertinentes, les délais et les effectifs observés. Un canal avec une seule embauche ne justifie pas à lui seul une décision durable. Conservez les mêmes critères professionnels et évitez d’attribuer automatiquement une différence de résultat au canal.

aiKip permet de centraliser le suivi des candidatures et la collaboration autour des recrutements. Ce guide propose une méthode de calcul complémentaire : il ne signifie pas que les rapports aiKip calculent automatiquement les coûts horaires, la comptabilité analytique ou le retour sur investissement. Consultez le périmètre des rapports avant de choisir votre organisation.

• Préparer une grille d’entretien structurée
• Voir les rapports aiKip
• Examiner les formules disponibles