Définir la question avant le graphique
Commencez par ce que vous souhaitez comprendre : pourquoi les retours prennent du temps, à quelle étape les dossiers s’accumulent ou quels canaux apportent des candidatures pertinentes. Un graphique sans question précise risque de devenir un élément décoratif que personne ne consulte après les premières semaines.
Écrivez une fiche courte par mesure : nom, événement de départ, événement de fin, population, exclusions et fréquence de lecture. « Délai de recrutement » peut désigner plusieurs durées. Deux équipes utilisant le même titre peuvent calculer des résultats impossibles à comparer.
Choisissez quelques mesures que vous pouvez expliquer. Il vaut mieux trois indicateurs compris et suivis que quinze ratios dont les dénominateurs changent selon la personne qui les présente.
Distinguer les deux grands délais
Le délai pour pourvoir un poste peut être mesuré entre l’ouverture du recrutement et l’acceptation de la proposition. La durée du parcours candidat peut être mesurée entre sa candidature et cette acceptation. Ce sont des définitions de travail proposées ici : documentez les vôtres et utilisez-les de façon constante.
Exemple fictif : un poste ouvre le 1er mars, une personne candidate le 15 mars et accepte le 31 mars. En différence de dates, le premier délai est de 30 jours, le second de 16 jours. Ils décrivent le même recrutement sous deux angles. Ni l’un ni l’autre ne correspond automatiquement à la date d’entrée dans l’entreprise.
Si un poste est suspendu pendant plusieurs semaines, décidez si vous présentez le temps calendaire complet ou un temps hors suspension. Le plus important est de rendre ce choix visible plutôt que d’alterner les méthodes selon le résultat attendu.
Sept indicateurs et ce qu’ils permettent de demander
Cette grille est un point de départ à adapter. Elle ne signifie pas que chaque calcul est automatiquement disponible dans tous les ATS ni dans les rapports d’aiKip. Examinez le périmètre documenté du logiciel et la qualité des événements enregistrés.
| Mesure | Calcul ou observation | Question utile |
|---|---|---|
| Candidatures reçues | Nombre de candidatures pour le périmètre retenu. | Le volume permet-il d’examiner des profils pertinents ? |
| Passage en entretien | Candidatures entrées en entretien ÷ candidatures de la même cohorte. | Le ciblage du poste correspond-il aux profils reçus ? |
| Acceptation des propositions | Propositions acceptées ÷ propositions avec réponse finale. | Les conditions et attentes sont-elles alignées ? |
| Délai pour pourvoir | Date d’acceptation − date d’ouverture. | Où se prolonge le recrutement ? |
| Durée du parcours candidat | Date d’acceptation − date de candidature. | Combien de temps vit la personne dans le processus ? |
| Attente de retour | Temps depuis une action qui nécessite une réponse. | Quels engagements doivent être traités ? |
| Résultat par source | Volumes et étapes atteintes, regroupés par source connue. | Quels canaux méritent d’être examinés plus précisément ? |
Calculer les conversions sur une cohorte cohérente
Une cohorte regroupe ici les candidatures entrées sur une même période ou dans un même recrutement, puis suivies dans le temps. Si vous divisez les entretiens de septembre par les candidatures de septembre, vous pouvez mélanger des entretiens de personnes arrivées en août avec des dossiers reçus la veille.
Exemple fictif clôturé : une offre reçoit 100 candidatures, 20 vont en entretien, 5 reçoivent une proposition et 4 l’acceptent. Le passage candidature-entretien est de 20 %. Le passage entretien-proposition est de 25 %. L’acceptation des propositions est de 80 %. Les quatre embauches représentent 4 % des candidatures initiales.
Ces ratios répondent à des questions différentes. Si dix candidatures sont encore à examiner, le processus n’est pas terminé et un taux final serait prématuré. Affichez les dossiers encore ouverts ou précisez que le résultat est provisoire.
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100 candidatures
Population initiale de cet exemple fictif.
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20 entretiens
20 ÷ 100 = 20 % de passage en entretien.
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5 propositions
5 ÷ 20 = 25 % après entretien.
-
4 acceptations
4 ÷ 5 = 80 % des propositions.
Exemple fictif clôturé : 100 → 20 → 5 → 4. Les barres comparent les volumes sur une échelle commune de 0 à 100. Les conversions entre étapes sont 20 %, 25 % et 80 % ; le taux global est 4 %.
Voir les données du graphique
| Étape | Effectif |
|---|---|
| Candidatures reçues | 100 |
| En entretien | 20 |
| Propositions | 5 |
| Acceptations | 4 |
Lire les délais avec leur dispersion
Une moyenne peut être tirée vers le haut par un dossier exceptionnel. La médiane décrit la valeur centrale : pour cinq durées de 10, 12, 15, 18 et 60 jours, la médiane est de 15 jours et la moyenne de 23 jours. Les deux nombres sont corrects, mais ils ne racontent pas la même chose.
Regardez également le nombre de cas. Une médiane sur deux recrutements ne permet pas de tirer les mêmes conclusions qu’un historique plus fourni. Ajoutez du contexte lorsque le poste, la localisation ou le niveau recherché diffèrent fortement.
Les graphiques doivent rendre ces différences compréhensibles. Une courbe animée peut faciliter la lecture, mais elle ne rend pas comparable ce qui ne l’est pas. Les définitions et les données restent le point de départ.
Dans ce petit exemple, le dossier de 60 jours représente 52 % des 115 jours cumulés. Retirer ce dossier ferait passer la moyenne à 13,75 jours, mais cela changerait la population : ne supprimez pas une valeur uniquement parce qu’elle dérange. Vérifiez si elle correspond à une erreur, une suspension ou un recrutement réellement plus long.
Données fictives, triées par durée croissante. Le repère pointillé indique la moyenne. Ces cinq recrutements ne constituent pas un benchmark.
Moyenne : 23 jours
Voir les données du graphique
| Recrutement | Durée |
|---|---|
| Recrutement 1 | 10 |
| Recrutement 2 | 12 |
| Recrutement 3 | 15 |
| Recrutement 4 | 18 |
| Recrutement 5 | 60 |
Évaluer les canaux sans réduire la qualité au volume
Un canal peut produire beaucoup de candidatures et peu de profils correspondant au besoin. Un autre peut en apporter moins, mais davantage de dossiers pertinents. Comparez les étapes atteintes et les raisons observées, en restant attentif aux petits volumes.
Définissez comment une source est attribuée : lien utilisé, information déclarée ou autre méthode disponible. Une personne peut découvrir votre entreprise à plusieurs endroits avant de postuler. Une attribution unique simplifie ce parcours et ne doit pas être présentée comme une vérité complète.
Évitez d’utiliser une source comme un raccourci pour décider de la valeur individuelle d’un candidat. Les indicateurs servent à revoir vos canaux et votre méthode ; le dossier doit être examiné sur des éléments liés au poste.
Partager des rapports sans élargir inutilement les accès
Une direction peut avoir besoin d’une vue sur les recrutements sans consulter chaque CV. Un manager peut avoir besoin des dossiers de son poste sans accéder à ceux des autres équipes. Les informations partagées doivent correspondre à la décision à prendre.
Le RGPD prévoit notamment la minimisation et des mesures de sécurité adaptées. Dans un petit effectif, même un chiffre présenté comme agrégé peut parfois permettre de reconnaître une personne. Examinez le contexte avant de diffuser des tableaux détaillés.
Évitez également de classer publiquement les recruteurs sur des délais sans tenir compte des postes confiés et des contraintes. Un indicateur utile ouvre une discussion sur le travail ; il ne remplace pas l’analyse de la situation.
Passer de la mesure à une action dans aiKip
Les rapports d’aiKip s’appuient sur le suivi enregistré dans l’espace de recrutement. Commencez par vérifier que les candidatures et les étapes sont tenues à jour. Un beau tableau de bord ne peut pas compenser des décisions prises ailleurs et jamais reportées.
Choisissez ensuite une action limitée : clarifier une étape, raccourcir l’attente d’un retour ou améliorer une annonce. Observez les résultats sur une période adaptée et conservez la même définition de mesure. Vous pourrez ainsi distinguer une amélioration du fonctionnement d’un simple changement dans la manière de compter.
Consultez la page Rapports pour le périmètre disponible et utilisez les formules de ce guide comme cadre de discussion avec votre équipe, sans supposer que tous les indicateurs proposés sont déjà calculés automatiquement.
Questions fréquentes
Quel est un bon délai de recrutement ?
Il n’existe pas de valeur universelle valable pour tous les postes. Définissez votre mesure, comparez des recrutements proches et examinez les étapes qui expliquent le délai.
Peut-on calculer un taux avec des dossiers encore ouverts ?
Oui, mais il faut le présenter comme provisoire et expliquer la population observée. Un dossier reçu hier n’a pas eu le même temps pour progresser qu’un dossier reçu il y a un mois.
Les exemples sont-ils des résultats obtenus avec aiKip ?
Non. Tous les chiffres de cet article sont fictifs et servent uniquement à expliquer les calculs et leurs limites.