Faire l’inventaire des endroits où vivent les candidatures
Listez les fichiers de suivi, les dossiers partagés, les pièces jointes et les notes conservées par les managers. Pour chaque source, indiquez son propriétaire, le recrutement concerné et sa date de dernière utilisation. Vous découvrirez parfois qu’un même dossier possède plusieurs versions sans qu’aucune ne soit clairement la référence.
Distinguez ensuite les recrutements en cours, les dossiers clos et les profils conservés pour de futures opportunités. Ils n’ont pas les mêmes usages. Une candidature encore en entretien doit rester opérationnelle ; une ancienne ligne sans origine ni justification ne doit pas être importée uniquement parce qu’elle existe.
Évitez de commencer par fusionner tous les fichiers dans un grand document partagé. Cela peut élargir inutilement l’accès aux données. Travaillez avec les personnes habilitées et définissez une source de référence par recrutement.
Décider ce qui mérite d’être repris
Pour chaque champ, posez deux questions : sert-il encore à une action ou à une obligation identifiée, et savez-vous l’expliquer au candidat ? Une note telle que « profil bizarre » n’aide pas à comprendre une compétence. Elle mérite un examen, pas une migration automatique. Les observations doivent rester professionnelles et contextualisées.
Le RGPD impose notamment une finalité déterminée, une base légale et une conservation limitée. La migration ne remet pas les compteurs à zéro. Changer de logiciel ne transforme pas des coordonnées anciennes en une autorisation nouvelle de contacter une personne.
Traitez les cas douteux séparément avec votre responsable des données ou votre DPO. Il est préférable de commencer avec un ensemble propre et compréhensible plutôt que d’encombrer le nouvel outil avec un historique inexploitable.
Définir un petit dictionnaire de données
Le dictionnaire décrit ce que chaque colonne signifie et où elle doit aller. « Date » peut désigner la réception du CV, le dernier échange ou un entretien : ce sont trois informations différentes. « Statut » peut mélanger une action à faire et une décision déjà prise. Corrigez ces ambiguïtés avant la reprise.
Gardez les identifiants utiles au rapprochement. Deux noms identiques ne suffisent pas à établir qu’il s’agit de la même personne. À l’inverse, une personne peut candidater à plusieurs postes et avoir des suivis distincts. Ne fusionnez pas ces candidatures au point de perdre leur histoire.
| Ancien champ | Question à résoudre | Destination logique |
|---|---|---|
| Poste | Quel recrutement précis est concerné ? | Offre ou mission |
| Statut | Étape en cours ou décision finale ? | Étape et résultat distincts |
| Dernier contact | Échange réel, avec quelle personne ? | Historique daté |
| Commentaire | Fait professionnel utile et compréhensible ? | Note contextualisée |
| Accord vivier | Quelle preuve, pour quel usage et quelle durée ? | Autorisation documentée |
Vérifier l’import au lieu de le supposer
Tous les ATS n’importent pas les mêmes objets. Un import de CV ne garantit pas la reprise des notes, des pièces jointes, des anciennes étapes ou des preuves d’information. Demandez quels formats sont acceptés et quels liens sont conservés. Vérifiez également comment les erreurs sont présentées et comment éviter un doublon en relançant une opération.
Pour aiKip, ne supposez pas l’existence d’un import universel de tableurs. Présentez votre besoin et le volume envisagé avant d’organiser la reprise. Les fonctions disponibles de lecture de CV et de suivi des candidatures ne constituent pas, à elles seules, une promesse de migration complète d’un historique Excel.
Si une reprise manuelle est nécessaire, estimez son effort sur quelques dossiers. Vous pourrez décider de reprendre seulement les recrutements actifs et de traiter séparément les archives selon leur durée applicable.
Réaliser un essai avec un petit lot
Commencez avec des données fictives pour apprendre le parcours, puis avec un échantillon réel limité lorsque le cadre de traitement et les accès sont prêts. Choisissez volontairement des cas variés : un candidat sur deux postes, un dossier incomplet et un entretien déjà planifié. Ce sont ces cas qui révèlent les erreurs de correspondance.
Contrôlez les documents, les caractères accentués, les dates, les étapes et les droits. Une reprise qui affiche le bon nombre de lignes peut malgré tout avoir relié les mauvaises pièces jointes. Il faut donc contrôler le contenu et les relations, pas uniquement les volumes.
-
Préparer
Choisir un lot représentatif et documenter le résultat attendu.
-
Reprendre
Utiliser uniquement le parcours confirmé pour l’outil retenu.
-
Comparer
Contrôler les documents, les dates, les étapes et les accès.
-
Corriger
Traiter les écarts avant d’élargir la reprise.
Prévoir la bascule sans créer deux vérités
Choisissez un moment à partir duquel les nouveaux échanges sont suivis dans l’ATS. Informez les recruteurs et les managers de ce changement. Pendant une courte transition, l’ancien fichier peut rester consultable par les personnes autorisées, mais les règles de mise à jour doivent être explicites.
Un collègue ne doit pas continuer à changer les statuts dans Excel pendant qu’un autre les met à jour dans le logiciel. Si des exceptions sont nécessaires, notez qui les rapproche et quand. Prévoyez aussi comment continuer les recrutements si un problème bloque la reprise.
Ne supprimez pas brutalement toutes les sources après un premier contrôle. Validez la reprise, puis appliquez votre politique de conservation et de suppression aux copies restantes. L’objectif n’est ni de tout effacer immédiatement ni de tout conserver indéfiniment.
Former à quelques gestes communs
Expliquez où lire un dossier, où noter un retour et comment identifier la prochaine action. Un manager n’a pas besoin de découvrir tous les paramètres d’administration pour contribuer à un entretien. Adaptez la prise en main aux rôles et aux tâches fréquentes.
Dans aiKip, le suivi des candidatures, les entretiens et la messagerie donnent un cadre commun. Définissez également une règle d’équipe : une décision doit être accompagnée d’un retour, un entretien doit avoir une suite et une candidature ne doit pas rester sans responsable simplement parce qu’elle a changé de colonne.
Contrôler l’adoption après la transition
Une fois la bascule faite, vérifiez quelques dossiers chaque semaine : statut actuel, prochaine action, dernier échange et accès. Demandez aux utilisateurs ce qu’ils cherchent encore dans l’ancien fichier. Leur réponse indique souvent une information oubliée ou une habitude qui mérite une explication.
Mesurez l’amélioration avec les difficultés de départ : moins de recherches, moins de doubles contacts, des retours plus faciles à retrouver. Un ATS réussi devient l’endroit où l’équipe va naturellement pour comprendre un recrutement. La qualité des données et des règles communes compte autant que l’outil choisi.
Questions fréquentes
Faut-il importer tous les anciens CV ?
Non. Examinez leur utilité, leur origine, la base légale et la durée de conservation. Les recrutements actifs et les anciennes réserves de profils demandent des décisions distinctes.
aiKip importe-t-il automatiquement tous les fichiers Excel ?
Ne le supposez pas. Faites confirmer les modalités de reprise adaptées à vos données. L’analyse de CV ne signifie pas que toutes les colonnes et tous les historiques d’un tableur sont importables.
Peut-on garder Excel en parallèle ?
Une consultation transitoire peut être utile, avec des accès limités. Évitez en revanche deux outils mis à jour indépendamment : désignez la référence et appliquez ensuite vos règles de conservation aux anciennes copies.